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Meilleures pratiques pour la gestion des données

Dans le but de rendre votre travail beaucoup plus efficace voici quelques recommandations à suivre :

La synchronisation des fichiers

La plupart des unités gardent une copie de leurs données sur le serveur de partage de fichier Ocean. En cas de panne réseau ou du serveur vous pourriez perdre l'accès à ces documents.

En synchronisant vos fichiers sur le serveur Ocean, vous pouvez les ouvrir, les modifier ou les enregistrer même si le serveur n’est pas accessible.

Pour savoir comment procéder, consulter la capsule de formation suivante : Accès à mes fichiers en mode déconnecté.

La synchronisation de votre boîte aux lettres

Grâce à la synchronisation de votre boîte aux lettres sur le serveur Exchange, accédez en cas de panne réseau ou du serveur à vos messages, votre calendrier, vos contacts, sans être branché au serveur. Vous pourrez également répondre à/composer des messages, sans être branché au serveur, ils seront conservés dans votre dossier Boîte d’envoi en attendant que vous vous rebranchiez au serveur.

Une fois la connexion établie avec le serveur, les messages sont envoyés et les modifications (suppressions de message, ajout de nouveau rendez-vous dans votre calendrier, etc.) se synchronisent avec le serveur pour mettre à jour vos dossiers.

Pour savoir comment procéder, consulter la capsule de formation suivante : Accès à ma boîte aux lettres sur mon portable en mode déconnecté *Peut aussi s’appliquer aux postes de table pour contourner les pannes.

Les copies de sécurité de vos documents

Il existe 2 types de copies de sécurité que l’on peut faire, l’archive et la sauvegarde.

L’archivage est l’opération par laquelle des documents qui ne sont pas utilisés dans l’année courante sont conservés sur un support externe afin d’alléger l’espace de travail courant. Plus précisément définit comme la mémoire à long terme de l’unité, ne s’y référant que très rarement. Il n’est donc pas nécessaire de les garder ni sur le serveur ni sur notre disque dur. Il est conseillé de les graver en plus d’une copie sur CD-ROM ou DVD-ROM ou une clé USB dépendamment de leur taille. Il est important de signaler que ces archives électroniques doivent être gardées à l’abri de la chaleur et de la lumière et dans un endroit sécuritaire car toute personne y ayant accès aura automatiquement accès aux données de l‘unité.

La sauvegarde est l’opération par laquelle des documents que l’on utilise couramment sont conservés sur un support rapidement accessible afin de prévenir une perte accidentelle d’informations. Ces copies sont faites ailleurs que sur le disque dur ou sur le serveur pour les récupérer rapidement et facilement.

Par exemple si les données contenues dans le fichier budgétaire de l’unité sont effacées par mégarde sur Ocean, vous pourrez récupérer une version de ce fichier grâce à la copie de sécurité que vous aurez faite. Si le fichier est absent de votre copie de sauvegarde il faudra reculer plus loin en arrière sur une copie d'archivage. Si vous devez effectuer une telle opération, communiquer avec le soutien aux unités pour obtenir l’aide adéquate.

Il existe plusieurs techniques pour faire des copies de sécurité de votre disque dur. La DGTIC a développé un outil de sauvegarde disponible dans le menu Démarrer pour tous les postes reliés à SIM. Cliquez ici pour pour de plus amples informations sur cet outil.

N’hésitez pas à communiquer avec le soutien aux unités pour obtenir des recommandations supplémentaires pour les besoins de votre unité.

 

Dernière mise à jour 2 Avril, 2014

 

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